penyusuta, retensi,angka kecermatan, angka pemakaian ada arsip

Pengertian Penyusutan Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

1.   Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing – masing.

2.   Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku

3.   Menyerahkan arsip dari unit Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI

Sedangkan menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Menurut pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.

Kesimpulan definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)

1.   Memusnahkan arsip lama tidak berguna

2.   Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis

3.   Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan

4.   Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin

 Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya masing-masing.

Rancangan jadwal retensi arsip yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.

Angka pemakaian

Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.

Rumus:

Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip  x 100%

                       Jumlah seluruh arsip

Angka Kecermatan Arsip

Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:

Keterangan:

AK    : Angka Kecermatan

WTK  : Arsip yang tidak diketemukan

WK   : Arsip yang diketemukan   

Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.

Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik

care of something terrible

Apasih yang ada di benak kamu tentang rasa peduli? Rasa yang mempunyai sentuhan ajaib. rasa itu dapat membuat sang ratu turun dari singasanannya, dan mengulurkan tangannya sehingga tersalurkanlah rasa hangat dan percikan kebahagiaan. Rasa itu mencairkan hati seorang perempuan yang sedang beranjak dewasa, ya, itulah aku.

Rasa peduli itu berubah menjadi kata sayang dan rasa saling memiliki antara dua insan manusia yang berbeda. Aku dan Dia.

jalan yang kami lewati sangat manis, juga sangat pahit, pahitnya lebih meluap terasa terbakar, sehingga aku kehilangan rasa, aku mencoba untuk memperbaikinya, namun nyatanya ku tak sanggup, dinding itu terlalu keras untuk kucairkan. Sehingga rasa itu semakin memudar... sampai keputusanku untuk pergi melangkah..

Kau berteriak padaku hingga aku menoleh, ternyata yang ku lihat adalah sebuah kejujuran yang berisi kemunafikan. Aku tidak mengerti jika itu caramu agar aku kembali, kamu tahu yang kamu perbuat? yang kurasa adalah kebencian, penghinaan dan sakit hati yang mungkin tak berujung. Kusadarkan diriku jika rasa itu masih ada, walau sejuta kata benci keluar dari hati dan lisanku. aku hanya berharap rasa itu pergi. Karna aku tak mungkin kembali untuk hancur.. :')

Kisah Romantis - Glenn F

sebenernya ini lagu lama, tapi beberapa akhir ini gue jadi sering berkhayal lagu ini. Pokoknya nanti pas gue wedding harus di setel lagu ini, check this out :D

Mengejar dirimu
Takkan ada habisnya
Membuat diriku menggila
Bila hati ini menjatuhkan pilihan
Apapun akan ku lewati
Hari ini sayang
Sangat penting bagiku
Kau jawaban yang aku cari
Kisah hari ini kan kubagi denganmu
Dengarlah sayang kali ini
Permintaanku padamu
*
Dan dengarlah sayangku
Aku mohon kau menikah denganku
Ya.. hiduplah denganku
Berbagi kisah hidup berdua
Cincin ini sayang terukirkan namamu
Begitu juga di hatiku
Hujan warna warni
Kata orang tak mungkin
Namun itu mungkin bagiku
Sebuah tanda cintaku

emh.. gue bukan tipe yang bisa ngomong kata2 romantis, tapi gue melihat kejujuran, bukan gombal. Tapi lagu ini emang romantis banget kalo buat ngelamar :') pokoknya nanti di wedding gue harus ada ini ._.9

tentang data - data

DATA

Data adalah bahan keterangan yang berupa himpunan fakta-fakta, angka-angka, huruf-huruf, kata-kata, grafik, tabel, gambar, dan lambang-lambang yang menyatakan sesuatu pemikiran (ide), objek, koordinasi, dan situasi.

Ada beberapa jenis data dilihat dari berbagai sisi, seperti:
1)    menurut cara memperolehnya:

-    data primer, yaitu data yang dikumpulkan dari tangan pertama dan diolah oleh organisasi atau perorangan
-    data sekunder, yaitu data yang diperoleh suatu organisasi atau perorangan yang diperoleh dari pihak lain yang telah mengumpulkan dan mengolahnya

2)    menurut bentuknya:

-      data kualitatif, yaitu data yang tidak berbentuk angka
       Contoh:
       Warna,jenis klamin, status perkawinan. (merah, pria, kawin)
 
-    data kuantitatif, yaitu data yang berbentuk angka
      Contoh :
      Tinggi, umur, jenis. (170 cm, 41 tahun, 70 buah)
 
      
3)    menurut sumbernya:

-    data internal, yaitu data yang menggambarkan keadaan di dalam suatu organisasi seperti negara, perusahaan, departemen, dan lain-lain
-    data eksternal, yaitu data yang menggambarkan sesuatu di luar organisasi

4)    menurut waktu pengumpulannya:

-    cross-section data, yaitu data yang dikumpulkan pada waktu tertentu untuk menggambarkan keadaan waktu itu
-    time-series data, yaitu data yang dikumpulkan dari waktu ke waktu untuk menggambarkan suatu    perkembangan atau pertumbuhan.
Contoh:
Data sensus penduduk1990


5) Pembagian Data Menurut Skala Pengukurannya
 
Skala pengukuran adalah peraturan penggunaan notasi bilangan dalam pengukuran. Menurut skala pengukurannya, data dapat dibedakan atas empat yaitu data nominal, data ordinal, data interval, dan data rasio.

a.Data nominal
Data nominal adalah data yang diberikan pada objek atau kategori yang tidak menggambarkan kedudukan objek atau kategori tersebut terhadap objek atau kategori lainnya, tetapi hanya sekadar label atau kode saja. Data ini hanya mengelompokkan objek/kategori ke dalam kelompoktertentu.Data ini mempunyai dua cirri yaitu:

i.  Kategori data bersifat saling lepas (satu objek hanya masuk pada satu kelompok saja)
ii.Kategori data tidak disusun secara logis

 Contoh:
Jenis kelamin manusia:1untukpria
                                    0untukwanita

b.Data ordinal
Data ordinal adalah data yang penomoran objek atau kategori disusun menurut besarnya, yaitu dari tingkat terendah ke tingkat tertinggi atau sebaliknya dengan jarak/rentang yang tidak harus sama. Data ini memiliki ciri seperti pada ciri data nominal ditambah satu ciri lagi, yaitu kategori data dapat disusun berdasarkan urutan logis dan sesuai dengan besarnya karakteristik yang dimiliki.
Contoh :
Mengubah nilai ujian ke nilai prestasi yaitu:
1.nilai A adalah dari 80-100
2.nilai B adalah dari 65-79
3.nilai C adalah dari 55-64
4.nilai D adalah dari 45-54
5.nilai E adalah dari 0-44

c.Data interval

Data interval adalah data di mana objek/kategori dapat diurutkan berdasarkan suatu atribut yang memberikan informasi tentang interval antara tiap objek/kategori sama. Besarnya interval dapat ditambah atau dikurangi. Data ini memeiliki ciri sama dengan ciri pada data ordinal ditambah satu ciri lagi, yaitu urutan kategori data mempunyai jarak yang sama.

a	b	c	d	E
1	2	3	4	5

Interval A sampai C adalah 3-1=2. Interval C sampai D adalah 4-3=1. Kedua interval ini dapat dijumlahkan menjadi 2+1=3. atau interval antara A dan D adalah 4-1=3. Pada data ini yang dijumlahkan bukanlah kuantitas atau besaran, melainkan interval dan tidak terdapat titik nol absoult.

d.Datarasio

Data rasio adalah data yang memiliki sifat-sifat data nominal, data ordinal, dan data interval, dilengkapi dengan titik nol absolut dengan makna empiris. Karena terdapat angka nol maka pada data ini dapat dibuat perkalian atau pembagian. Angka pada data menunjukkan ukuran yang sebenarnyadariobjek/kategoriyangdiukur.
Contoh:
A dan B adalah dua mahasiswa Universitas “X” yang nilai mata kuliah statistik 1 masing-masing 60 dan 90. Ukuran rasionya dapat dinyatakan bahwa nilai B adalah nilai 1,5 kali nilai A.

Tabel 2.11 HASIL LOMBA BACA PUISI PERAYAAN HARI PENDIDIKAN SISWA SMP “PINTAR”
NO    Nama    kelas                      Nilai                            Juara ke    Hadiah
                                     Juri 1    Juri 2    Juri 3     Total       
1        Andy        2            86        70        77         233            1         Rp.125.000,00
2        Ira            2            71        70        88         229            2         Rp.100.000,00
3        Ina           2             70       70        88          228            3        Rp.75.000,00
4        Dedi         1            88        60        66         214             4        Rp 50.000,00
5        Eman       2             75       60        77          212                      25 buku tulis
6        Udin        2             70       70         66         206                      25 buku tulis
7        Arni         3             63       60        77         200                       25 buku tulis
8        Laila        1             59       60        77         196                       25 buku tulis
9        Indah       3             55       50        77         182                       25 buku tulis
10      Amas       3             60       50        66         176                       25 buku tulis

Tahap-tahap pengolahan data

1.   Editing

*Lengkap : semua  (pertanyaan sudah terisi jawabannya)

*Jelas : tulisan jawaban pertanyaaan cukup jelas terbaca

*Relevan: jawaban yang tertulis apakah relevan dengan pertanyaannya

*Konsisten : apakah antara beberapa pertanyaan yang berkaitan isi jawabanya konsisten.

2. Coding

Merupakan kegiatan merubah data berbetuk huruf menjadi data berbentukangka/bilangan.

Dilakukan untuk mempermudah analisa data dan mempercepat entri data.

3. Proccessing

Setelah seluruh data terkumpul dan terisi penuh/benardan sudah melewati edit pengkodean, selanjutnya adalah memproses data agar dapat dianalisis.

Pemrosesan data dilakukan dengan cara mengentri data ke dalam program komputer.

Ada banyak program yang dapat digunakan untuk pemrosesan data dengan masing-masing kelebihan dan kekurangannya.

4. Cleaning

Cleaning merupakan pengecekan kembali data yang sudah dientri apakah ada kesalahan atau tidak.

Kesalahan tersebut kemungkinan terjadi pada saat kita mengentri data ke komputer.

INFORMASI

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda.Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi . Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, Persepsi, Stimulus, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.
Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya.
Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks. Sebagai contoh, dokumen berbentuk spreadsheet (semisal dari Microsoft Excel) seringkali digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya makna dan manfaat.

Sumber Informasi Primer dan Sumber Informasi Sekunder

Perpustakaan adalah lembaga yang mengelola berbagai sumber informasi. Sumber informasi di perpustakaan terdiri dari berbagai jenis, seperti monograf, rekaman suara, gambar bergerak, peta, lukisan, dan lain sebagainya. Secara garis besar, sumber informasi yang dikelola oleh perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu sumber informasi primer dan sumber informasi sekunder.
Pertama, sumber informasi primer. Sumber informasi primer, atau disebut juga sumber primer merupakan sumber informasi yang memuat informasi asli yang dapat dituangkan dalam bentuk kata, gambar, ataupun objek lainnya. Informasi yang terkandung di dalam sumber primer seringkali tidak mengalami proses penyuntingan, sehingga informasi yang disajikan murni apa adanya. Dengan kata lain, sumber primer merupakan sumber informasi yang tidak dilengkapi oleh penafsiran, evaluasi, analisis, peringkasan, atau berbagai jenis komentar dari si pengarang. Namun demikian, sumber primer tidak diterbitkan hanya dalam bentuk tertulis. Memoar dan sejarah lisan juga dapat dikategorikan sebagai sumber primer.
Ada dua jenis sumber primer, yaitu naskah (manuscript source) dan sumber yang diterbitkan (published source). Manusrcipt source merupakan rekaman informasi yang masih asli, dapat berupa artefak ataupun naskah yang belum dipublikasikan. Sedangan published source dapat dikelompokkan lagi menjadi dua bagian, yaitu :

1. Dalam bentuk naskah, misalnya seperti surat, buku harian, dan memoar, yang biasanya baru disebarluaskan / diterbitkan setelah kematian seseorang. Informasi yang terkandung di dalamnya biasanya bersifat pribadi dan mendalam.
2. Materi / rekaman informasi yang memang ditujukan untuk dicetak dan disebarluaskan ke masyarakat. Misalnya seperti artikel di koran, autobiografi, laporan tahunan perusahaan, dan laporan mengenai sensus penduduk.

Sumber primer biasanya dihasilkan oleh orang-orang yang terlibat langsung dalam suatu peristiwa, kegiatan, atau kehidupan seseorang. Sumber primer seringkali dihasilkan pada saat atau sesaat setelah suatu peristiwa terjadi, sehingga dapat dikatakan bahwa sumber primer merupakan bukti pertama dari suatu peristiwa. Beberapa contoh sumber informasi primer, di antaranya yaitu :

1. Korespondensi

2.Buku harian

3. Artefak

4. Rekaman sejarah lisan

5. Data penelitian

6.  Foto

7  Memoar dan autobiografi

8  Pidato

9  Karya kreatif

10  Peta

11 Koran

12  Naskah kuno

Sumber informasi yang kedua, yaitu sumber informasi sekunder. Secara garis besar, sumber sekunder dapat dipahami sebagai sumber informasi yang menyajikan penafsiran, analisis, penjelasan, ulasan dari pengarang terhadap topik tertentu. Sumber sekunder bisa juga berupa analisis atau paparan yang mengambil sumber primer sebagai objek pembahasannya, sehingga dapat dikatakan bahwa sumber sekunder  merupakan reproduksi dari sumber primer. Seringkali, sumber sekunder ditulis atau direkam bertahun-tahun setelah suatu peristiwa bersejarah terjadi. Pada beberapa kesempatan, sumber sekunder juga digunakan sebagai sarana untuk mengajukan pendapat ataupun mengungkapkan pernyataan yang mendukung pendapat penting dari seseorang maupun kelompok tertentu.

Contoh sumber sekunder:

1. Monograf / buku teks

2. Ensiklopedi

3. Paparan tentang fotografi

4  Editorial

5  Ulasan mengenai pidato

6  Artikel majalah atau jurnal

7  Analisis data penelitian

8  Tinjauan (review) artikel dan literatur

9  Tesis dan disertasi

10  Biografi

11  Indeks dan abstrak

12 Kamus

Kedua sumber tersebut, baik primer dan sekunder memang cukup sulit untuk dibedakan. Suatu sumber primer dapat menjadi sumber sekunder, dan begitu pula sebaliknya, tergantung bagaimana seseorang/pengguna menggunakannya. Sebagai contoh, sumber informasi berjudul Pidato Presiden pada Ulang Tahun Kemerdekaan RI ke 45 dapat menjadi sumber primer apabila yang akan dipelajari adalah makna kemerdekaan selama 45 tahun kemerdekaan RI dari pidato tersebut. Namun, akan menjadi sumber sekunder apabila yang akan dipelajari adalah filosofis asal yang mengilhami terciptanya paparan pidato tersebut.