Pengertian Penyusutan Arsip
Menurut
Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan
dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit
pengolah atau kerja ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi masing –
masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan
yang berlaku
3. Menyerahkan arsip dari unit
Kearsipan Instansi kepada Arsip Nasional RI
Sedangkan
menurut Undang – undang no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan bahwa
tersirat adanya suatu kewenangan bagi perusahaan untuk memindahkan,
memusnahkan, dan menyerahkan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip menurut
Undang – Undang tersebut maupun yang ditetapkan oleh perusahaan yang
bersangkutan.
Menurut
pendapat dari Patricia E Wallace (dkk) penyusutan arsip adalah tahap akhir dari
daur hidup arsip dengan retensi arsip tertentu, arsip dimusnahkan atau
dipertahankan secara permanen sebagai arsip vital.
Kesimpulan
definisi penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai
guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan
arsip.
Tujuan
Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 1987:105)
1. Memusnahkan arsip lama tidak berguna
2. Mempertahankan arsip legal, bisnis
dan bernilai historis
3. Meminimalisasi kebutuhan peralatan
dan ruang penyimpanan
4. Mengamankan disks dan tape magnetic
computer untuk penggunaan kembali secepat mungkin
Retensi
Arsip
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang
berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan
nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang
terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan
instansinya masing-masing.
Rancangan jadwal retensi arsip yang
merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari arsip
nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan olen pimpinan lembaga negara yang
bersangkutan sebagai jadwal retensi arsip yang berlaku untuk lingkungan
organisasinya. Untuk jadwal retensi arsip pemerintah daerah perlu terlebih
dahulu memperhatikan pendapat dari menteri dalam negeri.
Angka pemakaian
Bernilai tidaknya arsip di samping dapat
diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula
diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara
jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat
dalam arsip.
Rumus:
Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip x 100%
Jumlah seluruh arsip
Angka Kecermatan Arsip
Angka
kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak
diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan
tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:
Keterangan:
AK :
Angka Kecermatan
WTK :
Arsip yang tidak diketemukan
WK :
Arsip yang diketemukan
Apabila
Angka Kecermatan = 3% berarti
penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas.
Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan
penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang
bersangkutan sudah cukup baik.
Jadi,
apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi,
berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya
jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik
